Czemu tak ważne jest niszczenie dokumentów w przedsiębiorstwie? Czemu koniecznie trzeba o tym pamiętać?

po użyciu niszczarki dokumentów
W każdym przedsiębiorstwie są dokumenty o pewnym stopniu poufałości znajdujących się w nich informacji. Tak więc mogą tam być dane finansowe czy plany sprzedażowe, a z pewnością dane osobowe. Jedne z tych dokumentów są bardziej, inne mniej istotne, aby jednakże niszczyć różnorodne dokumenty firmowe. Jeśli o tym zapomnimy możemy mieć problemy. Jak jednakowoż stworzyć system, jaki będzie za to odpowiadał oraz będzie efektywny?

przemysłowa niszczarka dokumentów
Autor: Clarence Risher
Źródło: http://www.flickr.com
Niszczenie dokumentów nie jest takie ciężkie, należy po prostu obmyślać właściwą strategię. Najlepiej na początek stworzyć dokument, który będzie zawierał dokładne wytyczne odnośnie utylizacji danych w przedsiębiorstwie, z którym powinien zapoznać się każdy aktualny, a także nowo zatrudniony pracownik. W dalszej kolejności trzeba zrobić szkolenie, które wyjaśni szczegóły tej polityki oraz uświadamiające zagrożenia wynikające z niewłaściwego zabezpieczania dokumentów i ich nieodpowiedniego niszczenia.

Inną ważną sprawą jest decyzja, czy utylizacja dokumentów będzie robiona w firmie czy poza nią – odnośnik. Na pewno lepiej to zrobić w firmie, ponieważ to oferuje stuprocentową pewność, iż zutylizujemy wszystkie dane, więc wyeliminujemy zagrożenie, że coś wydostanie się poza firmę i wpadnie w nieodpowiednie ręce. Na szczęście na rynku jest wiele firm, jakie gwarantują niszczenie danych i to różnorodnego rodzaju, np. niszczenie dokumentów księgowych lub medycznych. W takiej sytuacji dane zbierane są w przedsiębiorstwie w jednym pojemniku, a następnie transportowane do miejsca, w którym są likwidowane. Możemy oczywiście uczestniczyć w takim procesie, lub następnie zażądać dowodów, że dane zostały faktycznie zniszczone.

Źródło informacji – destroy.pl niszczenie – szczegółowe informacje

dokumenty
Autor: www.sxc.hu
Źródło: www.sxc.hu
I istotna rzecz na koniec. Zanim przystąpimy do likwidowania dokumentów, warto sprawdzić jakiego typu dokumenty są w firmie wytwarzane, co zdefiniuje ich klasę ochrony. W każdej firmie, w różnych działach bowiem powstają różnorodne dokumenty, zaś stopień ich jawności oraz tajności jest uzależniony od klasy ochrony. Zależnie od nadanej klasy ochrony dokumenty powinny być zniszczone w urządzeniach, które spełniają przyporządkowany do klasy ochrony poziom bezpieczeństwa.