Co mieć na uwadze podczas wybierania centrum konferencyjnego, żeby planowana konferencja była udana

pracownicy podczas konferencji
Dzisiaj konferencje stały się coraz chętniej wykorzystywaną formą prezentacji swoich produktów i usług. Mają także ten duży plus, że poza częścią formalną często można się potem niezobowiązująco spotkać z klientami, a jak wszyscy wiedzą, właśnie takie nieformalne spotkania najbardziej sprzyjają tworzeniu się nowych interesów. Jednak aby tak się stało, to konferencja musi być zrobiona na profesjonalnym poziomie, bez żadnych wpadek oraz niedociągnięć. Nie będzie to proste zadanie, szczególnie jeśli weźmie w niej udział kilkaset osób, i zawsze należy zadbać o wszystkie szczegóły.

konferencja finansowa
Autor: CeBIT Australia
Źródło: http://www.flickr.com

Niekiedy jeden drobiazg, jak zepsuty rzutnik może położyć się cieniem na całej organizacji. Jednym z ważniejszych elementów przygotowania konferencji jest wybranie na nią sali. W największych miejscowościach sal konferencyjnych jest dość dużo, od małych na kilkanaście osób, do takich, w jakich bez większego problemu siądzie osób trzysta (organizujemy tam hackathony: hackathon z Challengerocket). Wiedząc, kto dokładnie będzie zaproszony, można dobrać wielkość sali i poszukiwać już wśród takich, jakie będą spełniać ten warunek.

Dobre centrum konferencyjne musi być wyposażone w cały potrzebny sprzęt. Konieczne więc będzie odpowiednie nagłośnienie, kilka rzutników do prowadzenia prezentacji i system sterujący natężeniem oświetlenia. Bardzo przydatne są drzwi dźwiękochłonne, które wyeliminują zewnętrzne hałasy, które niekiedy mogą bardzo przeszkadzać w wystąpieniach. Dzisiaj bezprzewodowy dostęp do internetu jest koniecznością, warto także dowiedzieć się, czy na sali będzie odpowiednia ilość gniazdek do podpięcia zasilania. Są to bardzo ważne kwestie przy konferencjach branży IT -

sala konferencyjna
Autor: Mitch Altman
Źródło: http://www.flickr.com

No i wreszcie zostanie obsługa, musi ona być najwyższej jakości, a przede wszystkim dobrze wiedzieć, jakie są jej zadania. Jakieś awarie i usterki zawsze się przydarzą, lecz nie będzie problemem to, że wystąpią, lecz że nie zostaną szybko i sprawnie naprawione. Dla większości firm duże znaczenie mają koszty, niestety jak to najczęściej jest, za jakość trzeba odpowiednio zapłacić, dlatego też profesjonalne, z najlepszym wyposażeniem centra konferencyjne będą kosztowały odpowiednie kwoty.