Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej musi odbywać się w sposób ustalony na podstawie zatwierdzenia dyrektora właściwego miejscowo archiwum państwowego

Dokumentacja niearchiwalna, są to akta, która ma okresowe znaczenie praktyczne i po prawidłowym czasie jej archiwizowania jest niszczona. Stanowi odrębną grupę od dokumentacji archiwalnej.

Określony termin archiwizowania dokumentacji niearchiwalnej jest zróżnicowany na określone grupy kwalifikacyjne do ustalonego okresu jej przechowywania i po terminie może zacząć się niszczenie dokumentów z zachowaniem ustalonych poprzez kodeks cywilny lub karny terminów przeterminowania dokumentacji czasowej. Również ustalone rodzaje kwalifikacyjne dzielą papiery terminowe na prawidłowe obszary, które wskazują na przeznaczenie i czas niszczenia dokumentów oznaczonych symbolami: „B”, „Bc” i „BE”. Symbol „B” określa kategorie archiwalną dokumentacji niearchiwalnej, to znaczy archiwizowanej dokumentacji do terminu jej przeznaczenia.

Doczytaj –

Dokumenty terminowe określone symbolem „B” z końcówką cyfry arabskiej, np. 5, 10, 25, jest to grupa dokumentacji niearchiwalnej o terminowym znaczeniu faktycznym. Po ustalonym czasie jej przechowywania, którą określa liczba arabska, jest brakowana. Trzeba jednakże przy tym pamiętać, że okres jej archiwizowania liczy się w całych latach kalendarzowych, licząc od 1 stycznia roku kolejnego do daty jej wydania po koniec okresu jego

faktycznego zastosowana. Dokumentacja niearchiwalna oznaczona oznaczeniem „Bc” ma krótkotrwałe zastosowanie faktyczne i po bezpośrednim upływie jej użytecznej zastosowalności jest dawana do brakowania.

Zaś dokumentacja niearchiwalna określona znakiem „BE” z końcówką liczby arabskiej, jest to dokumentacja, która po okresie przechowywania, np. BE15 czyli po 15 latach archiwizowania jest poddawana ponownej ekspertyzie przez rzetelną komisję stworzoną przez archiwum państwowe. Brakowanie dokumentów czasowych w państwowych i samorządowych organizacjach może wykonywać się jedynie za akceptacją dyrektora miejscowego archiwum państwowego. recykling (zobacz ofertę)

Komórki w rękach prywatnych takie jak spółki, stowarzyszenia, organizacje pozarządowe, spółdzielnie itp. mogą zwracać się do archiwum państwowego o wydanie zgody dotyczącej niszczenia akt. Brakowanie dokumentów powinno być prowadzone systematycznie raz w roku, a w przypadku małych archiwów oraz składnic w miarę potrzeb – kliknij. Po otrzymaniu decyzji miejscowego archiwum państwowego, dokumenty terminowe musimy przyszykować do recyklingu zablokowując przede wszystkim dostęp ludzi trzecich do informacji zamieszczonych w aktach. Recykling dokumentów musi byś nadzorowany przez odpowiednią komisje kontrolującą brakowanie dokumentów. Dokumenty zamieszczające dane prywatne, adresowe czy istotne umowy mówiące o przedsiębiorstwie muszą przed przekazaniem ich na makulaturę, zostać zniszczone (np. niszczarką).