W jaki sposób uchronić dokumentację przedsiębiorstwa przed zniszczeniem – archiwizacja w akcji



Sporo przedsiębiorstw, zarówno z sektora państwowego jak i z prywatnego ma dzisiaj trudności z zniszczeniem, czyli brakowaniem zbędnych papierów. Rozwiązaniem tej uciążliwej sytuacji jest zatrudnienie archiwisty lub firmy zewnętrznej, która jest wyspecjalizowana w działaniach archiwizacyjnych, w tym w utylizacji.

Zgodnie z obowiązującym prawem dokumenty w przedsiębiorstwach państwowych mogą być utylizowane tylko po uzyskaniu aprobaty z archiwum państwowego, jednak aby ją dostać przedsiębiorstwo musi posiadać uporządkowane archiwa, co jednak w wielu przypadkach nie jest standardem. Bardzo często jest to żmudna praca wymagająca wielkiej ilości cierpliwości i wiedzy na temat obecnej i przeszłej struktury zakładu. W firmie państwowej musi być instrukcja kancelaryjna, archiwalna oraz JRWA (każdy z tych aktów zatwierdza archiwum państwowe), stanowi to, iż całość nieaktualnej dokumentacji (powyżej 2 lat od załatwienia sprawy) powinna znajdować się w archiwum zakładowym albo składnicy akt. Jeśli te warunki są spełnione osoba odpowiedzialna za archiwum może przystąpić do wydzielania dokumentacji, którą należy zniszczyć.

dokumenty

Autor: TintedLens-Photo
Źródło: http://www.flickr.com

Po dokonaniu tych czynności można przystąpić do przygotowania protokołu brakowania dokumentów. Polega to na utylizacje tych akt. Taki protokół przesyła się do właściwego archiwum państwowego. Po otrzymaniu zgody na wybrakowanie akt jest koniecznym skontaktować się z firmą, w której odbędzie się utylizacja dokumentów łódź, Katowice, Warszawa – duże miasta – to tam trzeba szukać właściwych partnerów – zajrzyj na stronę LRG Łódź . Przeważnie są to przedsiębiorstwa całościowo zajmujące się archiwizacją, czyli posiadające odpowiednie narzędzia do ewidencjonowania, kumulowania i brakowania dokumentów.

Czyżby nasza aktualna wiadomość spodobała Ci się tak wyjątkowo, że chcesz poznać kolejne? To świetnie! Więc zapraszamy na świeżą stronę.

Powierzając swoje zasoby tego rodzaju firmie nieodzownym jest zweryfikowanie czy posiada ona wszelkie potrzebne uprawnienia, zarówno w obrębie takich aspektów jak utylizacja dokumentów łódź, a nawet przysłowiowa Kozia Wólka powinna okazać taki certyfikat, jak również w zakresie ochrony danych osobowych.

Koniecznym jest sprawdzenie tych dokumentów przed oddaniem swojej dokumentacji do utylizacji. Za brak takich zezwoleń grążą surowe kary. Jeśli chodzi o firmy prywatne to do brakowania dokumentacji nie potrzebna jest akceptacja archiwum państwowego, jednak warto zachowywać procedury dotyczące tego procesu nawet w małej firmie. Dzięki zastosowaniu jednolitego rzeczowego wykazu akt można zachować porządek w dokumentacji, jak również uniknąć sytuacji, w której zostanie zniszczone coś co mogłoby być dla nas użyteczne.

Warto odpowiednio prowadzić dokumentację swojego przedsiębiorstwa, mimo, iż niejednokrotnie wymaga to sporej dozy pokory i cierpliwości. Wysiłek poświęcony na usystematyzowanie dokumentacji wraca w dwójnasób, gdy potrzebujemy szybko odszukać jakieś istotne pismo.
Tagi: , ,