Sztuka organizacji konferencji



Od czego zależy sukces konferencji oraz szkolenia? Od tematu, prestiżu organizatora, zaproszonych gości? Na pewno nie od jednego czynnika, składa się nań wiele skorelowanych ze sobą fragmentów. I właśnie świadomość, jak ważki jest każdy z nich, wpływa na powodzenie całego przedsięwzięcia. To faktycznie skomplikowana operacja logistyczna, z tej przyczyny obecnie organizacją konferencji najczęściej zajmują się wyspecjalizowane firmy.

A jednak dobrze jest, by każdy, kto ma zamiar zaaranżować konferencję, poznał niektóre wytyczne.

Salka konferencyjna czeka na uczestników szkolenia

Autor: Museum of Contemporary Art Kiasma
Źródło: http://www.flickr.com

Po pierwsze przedmiot oraz cel. Problematyka i cele konferencji to kluczowe elementy wpływające na organizację dalszych przedsięwzięć. To od nich będzie zależeć lista gości, dobór punktu a także daty przedsięwzięcia i ustalenie budżetu. Musimy zatem odpowiedzieć sobie na pytanie, co chcemy zyskać? Przedmiot oraz cel konferencji winniśmy określić przynajmniej pół roku przed prognozowaną jej datą. Oczywiście wszystko zależy od wielkości przedsięwzięcia, jednakże średnio tyle czasu trzeba, aby zadbać o każdy składnik. Już wtenczas należy stworzyć roboczy projekt nklim kwestii do opracowania a także zacząć rozmowy z ludźmi, którzy mają się nimi zająć. Zobacz też .

Ogromnie często prestiż zaproszonych gości oddziałuje na wziętość wydarzenia. Doskonały temat i przedstawiający go orator to świetny wabik. Jednak często tym wabikiem jest też atrakcyjne miejsce konferencji: imponujący ośrodek konferencyjny, śliczny krajobraz, możność zorganizowania ciekawych imprez towarzyszących (eskapad, ognisk, kuligów) jak też prostota dojazdu. Czytaj .

Starczy wystukać w wyszukiwarkę wyrażenia: sale szkoleniowe Wrocław.

Miejsce powinno być przetestowane, więc nieodzownie należy wcześniej odwiedzić je i zobaczyć, czy faktycznie będą możliwości uskutecznienia tam wszystkich celów, jakie obraliśmy. W trakcie tejże „wizytacji” mogą wpaść do głowy dodatkowe pomysły, stąd założenia programowe oraz agenda przez cały czas organizacji winny być optymalizowane. Na zamierzanym miejscu wydarzenia warto sprawdzić m.in., czy jest odpowiednia liczba oraz ekwipunek sal konferencyjnych oraz jakie są możliwości zmiany owych sal na większe bądź mniejsze, zależnie od tego, ilu uczestników potwierdzi swoje przybycie.

Tagi: ,